Die Daten eines jeden Mandanten werden von uns, der Kanzlei Dr. Steudter & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB, regelmäßig im DATEV-Rechenzentrum gespeichert und archiviert. So können wir unter anderem für Sie vertragsgemäß Ihre Daten (z. B. zur UStVA oder Sozialversicherungsbeiträge) datenschutzkonform und fristgerecht elektronisch übertragen.
Nach §§ 146 Abs. 5 S. 2, 147 Abs. 2 Nr. 2 AO ist der Steuerpflichtige verpflichtet, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die jederzeitige Verfügbarkeit und unverzügliche Lesbarkeit sowie maschinelle Auswertbarkeit der gespeicherten Daten sicherzustellen.
Wir speichern daher Ihre Mandantendaten im zertifizierten DATEV-Rechenzentrum, damit wir diese in Ihrem Namen auch für eine Sozialversicherungsprüfung oder steuerliche Außenprüfung im vorgeschriebenen Dateiformat ausgeben können. Nur wenn Mandantendaten im geeigneten Dateiformat vorliegen, können diese von der Finanzverwaltung oder den Sozialversicherungsträgern im Rahmen des gesetzlichen Auftrags geprüft werden.
Bei Ende einer Mandantschaft werden die Mandantendaten, die im DATEV-Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet werden, in der Regel an das DATEV-Mitglied übertragen, von dem der Mandant zukünftig in Steuerfragen beraten wird. Dennoch treffen wir regelmäßig bei Beendigung der Mandantschaft eine schriftliche Vereinbarung, wie mit Ihren Daten im DATEV-Rechenzentrum (auch nach Mandantendatenübertrag) umzugehen ist.
Werden die Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum gelöscht, stehen uns diese für eine mögliche Prüfung nicht mehr in geeigneter Weise zur Verfügung. Wir, als Ihre bisherigen Steuerberater, werden in diesem Fall eine mögliche gesetzlich vorgeschriebene Prüfung nicht mehr unterstützen können. Wir schließen daher jegliche Haftung aus, die sich aus einer nicht mehr möglichen Außenprüfung ergeben, sobald die Daten im DATEV-Rechenzentrum auf Ihre Aufforderung hin gelöscht wurden.
2 · Vereinbarung Mandantendatenübertrag: Die Daten des Mandanten werden in das Datenarchiv der übernehmenden Kanzlei im DATEV-Rechenzentrum übertragen (Mandantendatenübertrag im RZ). Bei steuerlichen Außenprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen berät die übernehmende Kanzlei, sobald die Mandantendaten übertragen sind. Nach dem beauftragten Datenübertrag befreit der Mandant die abgebende Kanzlei von jeglicher Haftung, die sich aus dem Datenübertrag ergibt.
Übernehmende Kanzlei(nur bei Mandantendatenübertrag)
Löschung: Die Daten des Mandanten werden aus dem Datenarchiv der Kanzlei im DATEV-Rechenzentrum unwiderruflich gelöscht. Der Mandant befreit die bisher betreuende Kanzlei von jeglicher Haftung, die sich aus dem Löschauftrag ergibt.
CSV-Ausgabe: Der Mandant erhält die Lohn- und Rechnungswesen-Daten im CSV-Format. Der Mandant sorgt eigenständig für die Archivierung der Daten. Es kann nicht sichergestellt werden, dass die Daten zum Zeitpunkt einer Prüfung im gesetzlich vorgeschriebenen Dateiformat ausgegeben werden können. Nach Übergabe der Daten im CSV-Format an den Mandanten werden die Lohn- und Rechnungswesen-Daten im DATEV-Rechenzentrum unwiderruflich gelöscht. Der Mandant befreit die bisher betreuende Kanzlei von jeglicher Haftung, die sich aus dem Löschauftrag ergibt. Für die Ausgabe der Mandantendaten im CSV-Format fällt eine einmalige Pauschale zzgl. USt an.
Archivierung: Die Lohn- und Rechnungswesen-Daten werden im Datenarchiv der Kanzlei im DATEV-Rechenzentrum zertifiziert archiviert. Es ist sichergestellt, dass die Daten jederzeit für eine Prüfung im benötigten Datei-Format ausgegeben werden können. Die bisher betreuende Kanzlei kann beauftragt werden, bei einer steuerlichen Außenprüfung oder einer Sozialversicherungsprüfung zu beraten. Für die Archivierung der Mandantendaten im DATEV-Rechenzentrum fällt eine einmalige Pauschale zzgl. USt an.
Laufzeit der Archivierung (Jahre)(nur bei Archivierung)
3 · Archivierungskosten im DATEV-Rechenzentrum (unverbindlicher Überblick) Kosten, die anfallen, wenn die Mandantendaten 14 Jahre lang im DATEV-RZ archiviert werden (Stand der DATEV-Preisliste 08/2026):
Pauschale inaktives Rechnungswesen-Mandat (Art.-Nr. 20645, einmalig): 1,01 € monatlich · 170,00 € nach 14 Jahren
Pauschale inaktives Unternehmen online Mandat (Art.-Nr. 20646, einmalig): 2,09 € monatlich · 350,00 € nach 14 Jahren
Inaktiver Mandant LODAS (Art.-Nr. 20591, monatlich): 0,65 € monatlich · 109,20 € nach 14 Jahren
Inaktiver Mandant Lohn und Gehalt (Art.-Nr. 22171, monatlich): 0,65 € monatlich · 109,20 € nach 14 Jahren
Gesamtkosten mit einem Lohnprogramm: 3,75 € monatlich · 629,20 € nach 14 Jahren. Mit zwei Lohnprogrammen: 4,40 € monatlich · 738,40 € nach 14 Jahren.
Hinweise: Die Nutzung der Funktion „Pauschale inaktives Unternehmen online Mandat“ setzt voraus, dass für den Zeitraum der Speicherung im DATEV-Rechenzentrum eine Mitgliedschaft bei DATEV eG besteht. Darüber hinaus muss der Vertrag des Mandanten für DATEV Unternehmen online gekündigt und der Bestand in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen inaktiv sein. Bei vorzeitiger Beendigung der Mitgliedschaft erfolgt keine anteilige Erstattung. Bei einem Mandantendatenübertrag fällt die „Pauschale inaktives Unternehmen online Mandat“ weg; der Preis für DATEV Belege online wird ab dem Zeitpunkt des Übertrages wieder monatlich berechnet.
